Dokumentert lukking og gradering av avvik ved eksternrevisjon

Hva betyr dette for deg som er bonde og produsent?

Fra høsten 2026 endres måten avvik etter eksternrevisjon håndteres i KSL.

Det kommer ikke nye eller strengere KSL-krav. Det nye er at du må dokumentere hva du har gjort for å rette et avvik. Samtidig blir avvikene gradert som gule, oransje eller røde, slik at det blir tydeligere hva som er viktigst å følge opp.

Kort fortalt – dette er nytt

Når du får et avvik etter eksternrevisjon:

• Skal du dokumentere hva du har gjort for å rette avviket
• Dokumentasjonen må passe til det aktuelle avviket
• Avviket blir gradert som gult, oransje eller rødt:
  • Du skal selv dokumentere hva som er gjort og lukke ved gule avvik
  • Du skal selv dokumentere hva som er gjort ved oransje og røde avvik og dette vurderes og lukkes så av KSL-revisor

Viktige datoer i høst – KSL stenges ned!

I forbindelse med innføringen av den nye løsningen må KSL-systemet stenges i fire døgn.

Mens systemet er stengt 17.- 20. september, kan du blant annet ikke gjennomføre egenrevisjon eller følge opp og lukke avvik!

Slik gjør du når du får et avvik

1. Se hva avviket gjelder
Etter revisjonen finner du avviket og fristen for lukking på din side i KSL.

2. Rett opp forholdet
Gjør det som er nødvendig for å rette avviket.

3. Dokumenter det du har gjort
Last opp dokumentasjon som viser at avviket faktisk er rettet. Det kan for eksempel være bilde, kvittering, journal, film eller annen relevant dokumentasjon.

4. Send inn dokumentasjonen
Hvordan avviket lukkes videre, avhenger av alvorlighetsgraden.

Gul, oransje eller rød – hva betyr det?

• Gul – mindre alvorlig
  Du retter avviket, legger inn dokumentasjon og lukker det selv. Dokumentasjonen kan senere bli kontrollert gjennom stikkprøver
• Oransje – vesentlig
  Du retter avviket og sender inn dokumentasjon. KSL-revisor vurderer om dokumentasjonen er god nok før avviket lukkes
• Rød – kritisk
  Røde avvik krever tettere oppfølging. Du sender inn dokumentasjon på at forholdet er rettet, og KSL-revisor vurderer dokumentasjonen og lukker avviket.

Hva er god nok dokumentasjon?

Dokumentasjonen skal vise hva du faktisk har gjort for å rette avviket.

Hva som er riktig dokumentasjon, avhenger derfor av avviket. Det kan for eksempel være:

• bilde av det som er rettet
• kvittering eller dokumentasjon på utført arbeid
• oppdatert journal eller annen skriftlig dokumentasjon
• film dersom det er den beste måten å vise at forholdet er rettet på

Det viktigste er at dokumentasjonen gjør det mulig å se at avviket faktisk er fulgt opp.

Hvorfor graderes avvikene?

Ikke alle avvik er like alvorlige. Et manglende dokument og et forhold som kan ha betydning for mattrygghet, dyrevelferd eller HMS bør ikke nødvendigvis følges opp på samme måte.

Graderingen gjør det enklere for deg å se hvilke avvik du bør prioritere først, samtidig som de mest alvorlige avvikene får tettere oppfølging.

Hva skjer når du har sendt inn dokumentasjonen?

Har du et gult avvik, lukker du det selv når dokumentasjonen er lagt inn.

Har du et oransje eller rødt avvik, går dokumentasjonen til KSL-revisor. Revisor vurderer om dokumentasjonen viser at avviket er rettet.

Er dokumentasjonen god nok, lukkes avviket. Hvis den ikke er tilstrekkelig, får du beskjed om hva som mangler.

Hvorfor gjør KSL dette?

Når et avvik står som lukket i KSL, skal det være mulig å dokumentere at forholdet faktisk er rettet.

Endringen skal bidra til:

• likere behandling av avvik
• tydeligere prioritering av de viktigste avvikene
• bedre dokumentasjon på at avvik er rettet
• større tillit til KSL-statusen din

Målet er et KSL som i enda større grad dokumenterer det gode arbeidet som gjøres på norske gårder.

Se hvordan det fungerer

Nedenfor kan du se en animasjonsfilm som viser hvordan dokumentert lukking og gradering av avvik fungerer etter eksternrevisjon.

Last ned informasjonsmateriell

• Dokumentert lukking av avvik og gradering av avvik Slik fungerer det ved eksternrevisjon i KSL fra høsten 2026.
• Hva er god nok dokumentasjon? God dokumentasjon viser hva som er gjort for å rette avviket.
• Hva er IKKE god nok dokumentasjon? Her er noen eksempler på hva som ikke holder.
• Dokumentasjonen ble ikke godkjent – hva gjør du nå?
• KSL – fra gård til bord Hvordan dokumenterer KSL kvaliteten gjennom verdikjeden.
• Hvordan skaper KSL tillit? KSL skaper tillit gjennom systematisk kontroll, forbedring og dokumentasjon.

Trenger du hjelp?

Kontakt oss på epost ksl@norskmat.no eller på tlf: 24 14 83 00

Har du innspill, ris eller ros?

Vi har laget et skjema hvor du kan sende inn spørsmål, innspill, ris eller ros